En todas las oficinas se suele trabajar con distintos tipos de papel, ya bien sea por tamaño, para imprimir recibos, notas, etc. o con preimpresos, como albaranes, facturas, timbres, etc.

Es muy típico que en una multifuncional o impresora, compartida en una red pequeña, que tendrá un cajón para el papel normal y una bandeja lateral, todos los documentos se impriman poniendo todo el papel en el cajón, y cuando un usuario quiere imprimir un papel especial, se lo indica a voces a sus compañeros, que como solución temporal no está mal, pero no es la primera ni la última vez que ese papel especial acaba impreso con texto que no corresponde, por la típica casuística de estas máquinas.

Una manera eficiente para ahorrar papel, molestias y tiempo de trabajo, es utilizar la bandeja lateral; configurada correctamente, soluciona más de un dolor de cabeza que nos pueda acontecer en nuestra jornada laboral.

 

Para darle provecho, primero debemos conocer las características del papel que vamos a utilizar en la bandeja: su tamaño, si es estándar o no, si está preimpreso o timbrado, y en determinados casos, su gramaje.

  • Su tamaño; normalmente, la gran mayoría de documentos son A4, el papel normal de toda la vida; si el documento es más grande, como el Folio, o más pequeño, como el A5 (la cuartilla tradicional), hay que indicárselo a la máquina en el panel de control, o su web de administración, si tiene puerto de red. Para conocer bien los distintos tamaños de papel, puedes ver este enlace.
  • Tipo de papel. Si está preimpreso, o timbrado, hemos de indicárselo a la máquina; en principio, esto puede parecer un tanto tiquismiquis, porque la máquina imprime igual si es normal o no, pero casi todas las máquinas, con la configuración de fábrica, cuando el cajón del papel se acaba, intentan utilizar el papel de otros cajones o bandejas; indicando que nuestro especial es preimpreso, la multifuncional nos ahorrará una sorpresa.
  • El gramaje. Junto con el tamaño, puede llegar a convertirse en una pesadilla a la hora de imprimir etiquetas, recibos, cartulinas... y poner nuestros nervios a prueba. El papel normal A4 tiene un peso de 60 gramos por metro cuadrado (o por lo menos, el de cierta calidad). Para imprimir cartulinas, que pueden llegar hasta los 300 gr/m2 y el papel liviano, de 40 gr/m2, los rodillos y engranajes de la máquina tienen que separarse y funcionar a velocidades menores para garantizar que el papel no se va a quedar atascado en las entrañas del artefacto. Es por esto que si le indicamos a la máquina un valor incorrecto, pueden suceder desde atascos, porque el papel no puede avanzar al ser muy grueso, a que el documento salga manchado de tinta porque si la separación entre los rodillos es demasiada, el drum o el cabezal de impresión no llega a hacer contacto con el papel y la tinta se derrama sobre  el material.
  • Los sobres con ventanilla, los adhesivos para transferencia térmica, las etiquetas adhesivas genéricas, las transparencias, etc. son medios de impresión complejos que requieren que las máquinas en los que se vayan a utilizar dispongan de características muy, pero que muy concretas. Por ejemplo, si vamos a utilizar sobres con ventanilla en una máquina láser, tenemos que tener en cuenta que las temperaturas que alcanza el fusor son tan altas que la ventanilla de plástico, si no tiene el grosor y el tratamiento adecuado, se encoge y arruga todo el sobre. Hemos de ser muy cuidadosos en este sentido.

Una vez cargado el papel en nuestra bandeja, con las guías ajustadas y la palanca accionada, si la tuviera, ahora ya delante del ordenador, vamos a instalar una nueva impresora, en el mismo puerto, con el mismo controlador, pero el nombre lo vamos a cambiar por el de nuestro papel especial. Una vez instalada, la configuraremos para que imprima por la bandeja lateral, que también se suele denominar de paso, manual o multipropósito.

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