Mucho tiempo ha pasado desde aquellas oficinas, en las que el ruido de las máquinas de escribir, y de las fotocopiadoras y el humo del tabaco eran cosa normal. Poco a poco, las máquinas han sido sustituidas por ordenadores e impresoras, primero de agujas, y luego de inyección y laser... De acuerdo, algunas láser ya coexistían con las de agujas y todavía hay impresoras de agujas por ahí chirriando, pero son casos excepcionales.
A la hora de realizar tareas sencillas, como es fotocopiar un DNI, muchos empleados tienden a hacerlo como se ha hecho toda la vida, esto es, copiar una cara, voltear el original, colocar la copia en la bandeja de paso o en el cajón y copiar el dorsal. Como véis, este sistema es sencillo e intu
itivo, aunque en entornos en los que varios compañeros comparten la misma máquina puede dar lugar a que la hoja destinada al DNI acabe en algún informe o factura.
Las máquinas modernas, por lo general, disponen de dos métodos para realizar esta tarea,
- Uno sería combinar dos originales de la mitad de tamaño de un A4, esto es, dos A5.
- El otro consiste en usar las funciones de combinación y transparencia.
El primer método es el más sencillo, aunque para algunas administraciones públicas no es válido, ya que exigen que la cara del documento y el reverso estén contiguos de manera horizontal. Se realiza de la siguiente forma:
- En el apartado de la máquina Tamaño de original, elegiremos A5 horizontal, luego colocaremos el original tratando que ocupe el área próxima a la esquina superior izquierda; si vamos a escanear varios a la vez tenemos que tener en cuenta que ese lado del documento ocupará la mitad superior del A4 de la copia.
- Según el modelo de nuestra máquina, debemos elegir en el menú Editar o Funciones Avanzadas la opción Combinar Copia, o 2en1.
- Pulsamos el botón Copiar. La máquina escaneará el documento
- Volteamos el original y lo dejamos en el mismo sitio.
- Pulsamos Copiar y la máquina escaneará la dorsal del DNI. Según el modelo de nuestra máquina, a continuación nos sacará la copia automáticamente o nos preguntará si vamos a repetir el proceso o hemos terminado. Si pulsamos finalizar nos sacará nuestra copia, con el anverso en la mitad superior del folio y el reverso en la mitad inferior.
El segundo método es un poco más complicado, porque vamos a engañar a nuestra máquina, indicándole que vamos a realizar una tarea de combinación de formularios. Para ello:
- En Tamaño de Original, vamos a marcar la opción A4 vertical; esto lo hacemos más que nada por precaución, para evitarnos sorpresas.
- En Funciones Avanzadas, elegimos Operaciones con Formularios.
- La máquina nos preguntará si el Formulario esta guardado en el disco duro de la máquina o lo vamos a proporcionar nosotros, así que indicamos Formulario Nuevo.
- Ahora debemos indicar la opacidad del Formulario. Como vamos escanear el anverso del DNI, seleccionamos el 100 %
- Y comenzamos el proceso propiamente dicho, colocamos el documento sobre el cristal, en la posición que queramos que aparezca en la copia. Pulsamos Copiar.
- Al terminar, volteamos el DNI y lo colocamos en la posición en la que vaya a aparecer en la copia. Pulsamos Copiar.
- La máquina sacará la copia con esta configuración, o nos preguntará si queremos hacer más combinaciones. Pulsaremos finalizar en este caso.
Paso final: como en cualquiera de los dos casos, hay que realizar una serie de configuraciones, es muy recomendable almacenanar esta tarea en Programas de la máquina, dándole un nombre como DNI.