Mucho tiempo ha pasado desde aquellas oficinas, en las que el ruido de las máquinas de escribir, y de las fotocopiadoras y el humo del tabaco eran cosa normal. Poco a poco, las máquinas han sido sustituidas por ordenadores e impresoras, primero de agujas, y luego de inyección y laser... De acuerdo, algunas láser ya coexistían con las de agujas y todavía hay impresoras de agujas por ahí chirriando, pero son casos excepcionales.

A la hora de realizar tareas sencillas, como es fotocopiar un DNI, muchos empleados tienden a hacerlo como se ha hecho toda la vida, esto es, copiar una cara, voltear el original, colocar la copia en la bandeja de paso o en el cajón y copiar el dorsal. Como véis, este sistema es sencillo e intuitivo, aunque en entornos en los que varios compañeros comparten la misma máquina puede dar lugar a que la hoja destinada al DNI acabe en algún informe o factura.

Las máquinas modernas, por lo general, disponen de dos métodos para realizar esta tarea,

• Uno sería combinar dos originales de la mitad de tamaño de un A4, esto es, dos A5.
• El otro consiste en usar las funciones de combinación y transparencia.

El primer método es el más sencillo, aunque para algunas administraciones públicas no es válido, ya que exigen que la cara del documento y el reverso estén contiguos de manera horizontal. Se realiza de la siguiente forma:

1. En el apartado de la máquina Tamaño de original, elegiremos A5 horizontal, luego colocaremos el original tratando que ocupe el área próxima a la esquina superior izquierda; si vamos a escanear varios a la vez  tenemos que tener en cuenta que ese lado del documento ocupará la mitad superior del A4 de la copia.
2. Según el modelo de nuestra máquina, debemos elegir en el menú Editar o Funciones Avanzadas la opción Combinar Copia, o 2en1.
3. Pulsamos el botón Copiar. La máquina escaneará el documento
4. Volteamos el original y lo dejamos en el mismo sitio.
5. Pulsamos Copiar y la máquina escaneará la dorsal del DNI. Según el modelo de nuestra máquina, a continuación nos sacará la copia automáticamente o nos preguntará si vamos a repetir el proceso o hemos terminado. Si pulsamos finalizar nos sacará nuestra copia, con el anverso en la mitad superior del folio y el reverso en la mitad inferior.

El segundo método es un poco más complicado, porque vamos a engañar a nuestra máquina, indicándole que vamos a realizar una tarea de combinación de formularios. Para ello:

1. En Tamaño de Original, vamos a marcar la opción A4 vertical; esto lo hacemos más que nada por precaución, para evitarnos sorpresas.
2. En Funciones Avanzadas, elegimos Operaciones con Formularios.
3. La máquina nos preguntará si el Formulario esta guardado en el disco duro de la máquina o lo vamos a proporcionar nosotros, así que indicamos Formulario Nuevo.
4. Ahora debemos indicar la opacidad del Formulario. Como vamos escanear el anverso del DNI, seleccionamos el 100 %
5. Y comenzamos el proceso propiamente dicho, colocamos el documento sobre el cristal, en la posición que queramos que aparezca en la copia. Pulsamos Copiar.
6. Al terminar, volteamos el DNI y lo colocamos en la posición en la que vaya a aparecer en la copia. Pulsamos Copiar.
7. La máquina sacará la copia con esta configuración, o nos preguntará si queremos hacer más combinaciones. Pulsaremos finalizar en este caso.

Paso final: como en cualquiera de los dos casos, hay que realizar una serie de configuraciones, es muy recomendable almacenanar esta tarea en Programas de la máquina, dándole un nombre como DNI.